Đặt Mua Văn Phòng Phẩm Cho Công Ty Đầy Đủ Hóa Đơn Rõ Ràng
Văn phòng phẩm cho công ty là khoản chi thiết yếu cần quản lý chặt chẽ. Việc mua hàng từ đơn vị uy tín, có hóa đơn đầy đủ không chỉ giúp kiểm soát ngân sách mà còn đảm bảo tuân thủ quy định thuế hiện hành.
1. Vì sao doanh nghiệp nên mua văn phòng phẩm có đầy đủ hóa đơn
Mỗi khoản chi trong doanh nghiệp đều cần có chứng từ hợp lệ để được kê khai thuế và đưa vào chi phí. Nếu doanh nghiệp mua văn phòng phẩm không có hóa đơn hoặc hóa đơn không đúng quy chuẩn. ( Ví dụ: hóa đơn bán lẻ, không có mã số thuế, không khai được VAT) khoản chi đó có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế.
Tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp lệ thường dẫn đến các hệ lụy như:
- Không khấu trừ được thuế GTGT, làm tăng chi phí đầu vào
- Bị xuất toán khi kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan thuế rà soát
- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp trong các hoạt động đối ngoại, kiểm kê
- Làm phức tạp quá trình lập báo cáo tài chính, báo cáo chi phí định kỳ
Vì vậy, một trong những yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp đặt mua văn phòng phẩm là đảm bảo nhà cung cấp có thể xuất hóa đơn điện tử hợp lệ, kê khai đầy đủ, đúng thời gian và đúng nội dung hàng hóa.
2. Các loại văn phòng phẩm công ty thường sử dụng
Tùy theo ngành nghề và quy mô hoạt động, mỗi công ty sẽ có mức độ sử dụng văn phòng phẩm khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là danh mục phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần dùng:
- Giấy in A4, A5, giấy màu, giấy tiêu đề
- Bút bi, bút lông bảng, bút dạ quang, bút máy, bút ký
- File hồ sơ, bìa còng, bìa trình ký, kẹp giấy
- Sổ tay, giấy note, giấy nháp, giấy nhớ
- Mực in, hộp mực cho máy in laser, máy in phun
- Dụng cụ văn phòng khác như kéo, dao rọc giấy, băng keo, ghim bấm, dập ghim
- Các vật tư hỗ trợ: bảng viết, giấy in hóa đơn, phong bì thư
Đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, việc tổng hợp danh mục dùng chung theo định kỳ sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đặt hàng và kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.
3. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm cho công ty
Không phải đơn vị bán lẻ nào cũng phù hợp để trở thành đối tác cung ứng cho doanh nghiệp. Khi chọn đơn vị cung cấp văn phòng phẩm cho công ty, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Có đầy đủ khả năng xuất hóa đơn điện tử VAT đúng quy định
- Danh mục sản phẩm đa dạng, đáp ứng nhu cầu của nhiều phòng ban khác nhau
- Chính sách chiết khấu theo số lượng, giá bán minh bạch, không phát sinh phụ phí
- Dịch vụ giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, linh hoạt theo yêu cầu thời gian
- Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng nếu doanh nghiệp đặt mua định kỳ
- Có nhân viên tư vấn và hỗ trợ sau bán hàng nếu có sai sót phát sinh
Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các công ty phân phối lớn, có kho hàng tại khu vực hoạt động để đảm bảo tốc độ giao hàng và ổn định nguồn cung lâu dài.
4. Lợi ích khi mua văn phòng phẩm theo định kỳ
Thay vì đặt hàng từng đơn nhỏ lẻ mỗi khi thiếu giấy hoặc hết bút, mô hình đặt hàng định kỳ theo tháng hoặc theo quý đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Điều này mang lại một số lợi ích thiết thực như:
- Chủ động kế hoạch tài chính, dễ lập ngân sách quý hoặc năm
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận hành chính hoặc kế toán
- Tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa, ảnh hưởng đến công việc
- Được hưởng chiết khấu tốt hơn nhờ cam kết đơn hàng dài hạn
- Dễ kiểm kê, quản lý tồn kho nội bộ theo kỳ
Đặc biệt với những công ty có trên 10 nhân sự hoặc có hoạt động hành chính thường xuyên, mô hình này giúp tối ưu đáng kể hiệu quả vận hành văn phòng.
5. Đơn vị cung cấp văn phòng phẩm cho công ty uy tín, có hóa đơn
Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp văn phòng phẩm cho công ty, nhưng không phải nơi nào cũng đảm bảo đầy đủ hóa đơn, hàng hóa rõ nguồn gốc.
5.1 Fabico Nhà cung cấp văn phòng phẩm chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
- Sản phẩm đa dạng: từ dụng cụ học sinh đến văn phòng phẩm công ty, mực in, máy móc văn phòng
- Cam kết xuất hóa đơn VAT đầy đủ theo quy định, hỗ trợ kê khai minh bạch
- Chính sách chiết khấu hấp dẫn cho doanh nghiệp đặt hàng định kỳ
- Hỗ trợ giao hàng nhanh tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai\
- Có đội ngũ tư vấn riêng cho khách hàng doanh nghiệp
5.2 Các nhà sách và chuỗi siêu thị văn phòng phẩm
Một số thương hiệu như Fahasa, Thiên Long Stationery, Văn Lang cũng có cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ chính sách VAT và mức giá khi mua số lượng lớn.
Dù chọn đơn vị nào, doanh nghiệp nên ưu tiên những nơi có hệ thống đặt hàng rõ ràng, xuất hóa đơn kịp thời, và có hỗ trợ hậu mãi chuyên nghiệp.
Kết luận
Văn phòng phẩm cho công ty không chỉ đơn thuần là chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ xuất hóa đơn rõ ràng, có chính sách chăm sóc định kỳ và giá cả hợp lý để tối ưu chi phí vận hành lâu dài.
